Vraag en antwoord

MEESTGESTELDE VRAGEN
MEEST GESTELDE VRAGEN IVM HET CORONAVIRUS
Wij begrijpen dat er vanwege het Coronavirus veel vragen ontstaan over geplande audits of certificaten. Daarom hebben wij deze pagina ingericht om antwoord te geven op de meestgestelde vragen. Zit uw vraag er niet bij? Bel of mail ons!
  • Ik heb binnenkort een audit gepland staan, gaat deze door?

    Ja, uw audit gaat door. Uw auditor neemt uiterlijk twee weken voor de audit contact met u op om af te stemmen op welke manier de audit zo veilig en verantwoord mogelijk uitgevoerd kan worden. Audits gebeuren zoveel mogelijk remote.
    Projectbezoeken mogen op locatie plaatsvinden, indien dit kan volgens de geldende locatie- en hygiëne-eisen. Hierbij geldt dat zowel de auditor als de klant zich hier veilig bij moet voelen.

    Indien een audit niet volgens de locatie- en hygiëne-eisen uitgevoerd kan worden, het bedrijf (nog) non-actief is vanwege de coronacrisis of als er sprake is van een coronabesmetting, kan gekozen worden voor een audit op afstand of verplaatsing van de afspraak.

    Let op! Voor Safety Culture Ladder audits geldt dat remote auditen van kantoorfuncties tijdens een initiële audit (beoordelingsaudit) is toegestaan. Wanneer de COVID-19 maatregelen niet meer van kracht zijn, wordt het kantoor bij de eerstvolgende vervolgaudit alsnog bezocht (ook bij SCL Light in jaar 2). Zie ook nieuwsbericht.

  • Mijn certificaat verloopt binnenkort, wat nu?

    De audit wordt in overleg met u ingepland. We stemmen met u af op welke manier de audit zo veilig en verantwoord mogelijk uitgevoerd wordt. Audits worden zoveel mogelijk remote uitgevoerd en projectbezoeken op locatie zijn mogelijk, mits de geldende locatie- en hygiëne-eisen opgevolgd worden en zowel klant als auditor zich veilig voelt.

  • Wanneer wordt er contact met ons opgenomen?

    Uw auditor neemt uiterlijk twee weken voor de audit contact met u op. Hij stemt dan samen met u af hoe de audit uitgevoerd wordt. Audits vinden zoveel mogelijk remote plaats, projectbezoeken mogen op locatie uitgevoerd worden. Uiteraard kunt u altijd met ons contact opnemen als u vragen heeft.

  • Mijn audit heeft remote plaatsgevonden, maar er moet nog een projectbezoek plaatsvinden. Wanneer gaat dit plaatsvinden?

    Mocht een projectbezoek op dit moment niet mogelijk zijn, dan neemt de auditor contact met u op voor het plannen van een nieuwe afspraak. Zij streven ernaar dit zo snel mogelijk na het remote-gedeelte van de audit in te plannen.

  • Hoe ziet een remote audit eruit?

    Allereerst contacteert de auditor contact u en bespreekt het plan van aanpak met betrekking tot de document die hij graag wil ontvangen en hoe de interviews plaatsvinden (bijv. via Skype of Teams). Er worden tijdstippen afgesproken wanneer en met wie de auditor een remote interview houdt.
    U stuurt de gevraagde documenten naar de auditor of u geeft hem toegang tot uw digitale systeem.
    De auditor interviewt de geselecteerde personen remote.
    Aan het eind van de audit koppelt de auditor zijn bevindingen terug en spreekt af wanneer het projectbezoek gaat plaatsvinden.

  • Welke documenten moet ik aanleveren voor een remote audit?

    Dit verschilt per norm. Voorafgaand aan de audit stuurt de auditor u een lijst van aan te leveren documenten. Denk hierbij een recent uittreksel KvK, directiebeoordeling, intern auditverslag, organogram, handboek met alle procedures en formulieren. U kunt deze toesturen of toegang geven tot uw digitale systeem.

  • Wanneer plannen jullie het projectbezoek in?

    Auditoren nemen twee weken voor de geplande audit contact op over de manier waarop de audit plaatsvindt. Op dat moment wordt ook afgestemd of en wanneer het projectbezoek plaatsvindt.

    Met inachtneming van de geldende locatie- en hygiëne-eisen mogen projectbezoeken uitgevoerd worden. Indien uw audit remote heeft plaatsgevonden en er alleen nog een projectbezoek plaats moet vinden, neemt onze auditor zo spoedig mogelijk contact met u op om het projectbezoek in te plannen.

  • Als de audit wordt verzet, blijft mijn certificaat dan geldig?

    Wanneer wij uw audit verzetten, hanteren we de geldende richtlijnen om de geldigheid van uw certificaat te waarborgen.

  • Wanneer we onze audit hebben verzet en de maatregelen worden opgeheven, moet onze audit dan eerder plaatsvinden?

    Dit is mogelijk. We doen dit natuurlijk altijd in overleg met u. We nemen dan contact op.

  • Hoe wordt er omgegaan met het bezoeken van projecten?

    Vanaf 16 november 2021 vinden audits weer zoveel mogelijk remote plaats. Projectbezoeken mogen, met inachtneming van de geldende locatie- en hygiëne-eisen, op locatie uitgevoerd worden. Indien uw audit remote heeft plaatsgevonden en er alleen nog een projectbezoek plaats moet vinden, neemt onze auditor zo spoedig mogelijk contact met u op om het projectbezoek in te plannen.

  • Ik heb projectlocaties in het buitenland, kunnen deze worden bezocht?

    Dit verschilt per land, voor meer informatie verzoeken wij u contact met ons op te nemen via telefoon (0181-481949) en/of e-mail (info@nci-certificering.nl).

  • Kan mijn certificaat worden geschorst of ingetrokken?

    Uiteraard doen we er alles aan om dit te voorkomen. Krijgen wij geen contact met u als organisatie, dan volgen wij de formele procedures voor schorsing en intrekking van het certificaat. Hier gaan over een langere periode meerdere pogingen per mail en telefonisch aan vooraf. Indien u op locatie werkzaam bent (bijvoorbeeld in een productiehal of bij een opdrachtgever op locatie) dan vindt er altijd nog een projectbezoek plaats. Na de positieve beslissing als gevolg van de remote audit wordt er een verklaring door NCI Certificering afgegeven dat u bezig bent met uw certificering. Wanneer het projectbezoek ook positief is afgerond, kan het certificaat worden verstrekt.

  • We willen starten met certificeren/onze opdrachtgever wil dat wij een certificaat behalen. Wanneer kan de audit plaatsvinden?

    Een audit kan in principe zo snel mogelijk plaatsvinden. In overleg met u wordt gekeken op welke manier de audit zo veilig mogelijk uitgevoerd kan worden met inachtneming van de locatie- en hygiëne-eisen. Wanneer de audit (remote) en het projectbezoek positief zijn afgerond, kan het certificaat worden verstrekt.

  • Kan er een verklaring worden opgemaakt dat we met certificering bezig zijn?

    Natuurlijk! U kunt uw bevestigingsbrief van de geplande audit gebruiken als verklaring dat u bezig bent met de certificering. Indien uw certificaat bijna verloopt en u ontvangt uitstel, dan kunt u de schriftelijke bevestiging van uitstel gebruiken als verklaring.

  • Is er een toetsing nodig van de RI&E na een aanvulling m.b.t. het coronavirus?

    Een corona-aanvulling op de RI&E is vergelijkbaar met een normale aanvulling. Het moet door sociale partners aan een branche RIE zijn toegevoegd en gemeld zijn bij RIE.nl. Als dit het geval is dan is er geen toetsing door een gecertificeerde deskundige nodig.

  • Hoe gaat NCI Certificering met het coronavirus om? / Welke maatregelen heeft NCI Certificering getroffen met medewerkers?

    Gezondheid en veiligheid staan bij onze organisatie centraal. Daarom volgen we de maatregelen vanuit het kabinet en het RIVM. Net als alle organisaties proberen we innovatief en creatief met de situatie om te gaan. We proberen onze dienstverlening zo goed mogelijk te laten verlopen, zonder dat u hier geen hinder aan ondervindt.

    Daarnaast proberen we onze klanten op tijd te informeren. We volgen alle ontwikkelingen op de voet. Echter, we merken dat men aan alle kanten wordt overspoeld met informatie. Vandaar dat we deze webpagina hebben opgezet, zodat u een centrale plek heeft waar u terecht kunt voor al uw vragen.

Staat uw vraag er niet tussen? Neem gerust contact met ons op!