Certificatietraject

Het certificatietraject

Het certificatietraject is meer dan de auditor die langskomt voor de audit. Het begint al bij het allereerste contact en gaat door tot het uitvoeren van de controle audits. Het certificatietraject kan vraagtekens oproepen. Daarom leggen we het hele traject graag uit.
NCI gecertificeerd
Inplannen audit
Na ontvangst van de getekende overeenkomst zal NCI Certificering contact met u opnemen voor het inplannen van een auditdatum.
Ontvangst Auditplan
Enkele dagen voorafgaand aan de audit ontvangt u van de auditor het auditplan.
Certificatie-audit
De auditor komt op de afgesproken dag de audit uitvoeren. De auditor zal op deze dag:

  • De structuur, beleidslijnen, processen, procedures, bestanden en gerelateerde documenten van de organisatie die relevant zijn voor het managementsysteem onderzoeken en verifiëren.
  • Vaststellen of bovengenoemde punten voldoen aan de eisen die betrekking hebben op de omvang van de certificatie.
  • Vaststellen of de processen en procedures vastgesteld, geïmplementeerd en effectief onderhouden worden zodat de basis gelegd is voor het vertrouwen in het managementsysteem.
  • Voor de te ondernemen maatregelen eventuele afwijkingen aan u doorgeven indien deze afwijkingen zich voordoen tussen het beleid, de doelstellingen en de streefdoelen uw organisatie.

Rapportage
Na afronding van de audit stelt de auditor het rapport op en legt deze ter beoordeling neer bij één van onze reviewers. Zodra het rapport door zowel de auditor als de reviewer als positief is beoordeeld, ontvangt u van ons per e-mail het rapport en daarmee de definitieve beslissing.
Verstrekking van het certificaat
Na goedkeuring van het rapport stellen wij het certificaat voor u op. U ontvangt het certificaat digitaal en per post.
Trots naar buiten treden als gecertificeerd bedrijf
Zodra u het certificaat heeft ontvangen mag u daadwerkelijk naar buiten treden als gecertificeerd bedrijf. U kunt hiervoor de volgende acties ondernemen:

  • Logo’s: U kunt gebruik maken van het NCI “gecertificeerd”-logo. Deze logo’s zijn digitaal en kunt u gebruiken voor briefpapier, website, nieuwsbrieven, etc. De logo’s en de daarbij horende procedure sturen wij gezamenlijk met het certificaat per mail toe.
  • Stickers: Wij beschikken over NCI “gecertificeerd”-stickers die u kosteloos bij ons kunt opvragen. De stickers kunnen gebruikt worden op ramen, deuren, voertuigen, etc. Alle stickers zijn transparant en naast de NCI kleuren (blauw en oranje), kunt u ze ook bestellen in de kleuren zwart of wit. De stickers zijn zowel op de binnen- als op de buitenzijde te plakken. De stickers zijn gratis aan te vragen via info@nci-certificering.nl.

Inplannen audit
Uw certificaat is 3 jaar geldig, mits er jaarlijks een controle audit wordt uitgevoerd. Tijdens de audit plant de auditor, in overleg met u, een datum voor het komende jaar. Per e-mail ontvangt u van ons een bevestiging van de planning.
Ontvangst Auditplan
Enkele dagen voorafgaand aan de audit ontvangt u van de auditor het auditplan.
Certificatie-audit
De auditor komt op de afgesproken dag de audit uitvoeren. De auditor zal op deze dag:

  • De structuur, beleidslijnen, processen, procedures, bestanden en gerelateerde documenten van de organisatie die relevant zijn voor het managementsysteem onderzoeken en verifiëren.
  • Vaststellen of bovengenoemde punten voldoen aan de eisen die betrekking hebben op de omvang van de certificatie.
  • Vaststellen of de processen en procedures vastgesteld, geïmplementeerd en effectief onderhouden worden zodat de basis gelegd is voor het vertrouwen in het managementsysteem.
  • Voor de te ondernemen maatregelen eventuele afwijkingen aan u doorgeven indien deze afwijkingen zich voordoen tussen het beleid, de doelstellingen en de streefdoelen uw organisatie.

Rapportage
Nadat de auditor het rapport heeft opgesteld en afgerond ontvangt u het rapport met de definitieve beslissing per e-mail.
Inplannen audit
Na afronding van de laatste controle-audit plant de auditor de hercertificatie-audit met u in.
Ontvangst Auditplan
Enkele dagen voorafgaand aan de audit ontvangt u van de auditor het auditplan.
Hercertificatie-audit
De auditor komt op de afgesproken dag de audit uitvoeren. De auditor zal op deze dag:

  • De structuur, beleidslijnen, processen, procedures, bestanden en gerelateerde documenten van de organisatie die relevant zijn voor het managementsysteem onderzoeken en verifiëren.
  • Vaststellen of bovengenoemde punten voldoen aan de eisen die betrekking hebben op de omvang van de certificatie.
  • Vaststellen of de processen en procedures vastgesteld, geïmplementeerd en effectief onderhouden worden zodat de basis gelegd is voor het vertrouwen in het managementsysteem.
  • Voor de te ondernemen maatregelen eventuele afwijkingen aan u doorgeven indien deze afwijkingen zich voordoen tussen het beleid, de doelstellingen en de streefdoelen uw organisatie.

Rapportage
Na afronding van de audit stelt de auditor het rapport op en legt deze ter beoordeling neer bij één van onze reviewers. Zodra het rapport door zowel de auditor als de reviewer als positief is beoordeeld, ontvangt u van ons per e-mail het rapport en daarmee de definitieve beslissing.
Verstrekking van het certificaat
Na goedkeuring van het rapport stellen wij het certificaat voor u op. U ontvangt het certificaat digitaal en per post.
Zodra u het certificaat heeft ontvangen mag u daadwerkelijk naar buiten treden als gecertificeerd bedrijf. U kunt hiervoor de volgende acties ondernemen:

  • Logo’s: U kunt gebruik maken van het NCI “gecertificeerd”-logo. Deze logo’s zijn digitaal en kunt u gebruiken voor briefpapier, website, nieuwsbrieven, etc. De logo’s en de daarbij horende procedure sturen wij gezamenlijk met het certificaat per mail toe.
  • Stickers: Wij beschikken over NCI “gecertificeerd”-stickers die u kosteloos bij ons kunt opvragen. De stickers kunnen gebruikt worden op ramen, deuren, voertuigen, etc. Alle stickers zijn transparant en naast de NCI kleuren (blauw en oranje), kunt u ze ook bestellen in de kleuren zwart of wit. De stickers zijn zowel op de binnen- als op de buitenzijde te plakken. De stickers zijn gratis aan te vragen via info@nci-certificering.nl.

Ontvangst tekortkomingen formulier
Indien er tekortkomingen zijn geconstateerd, ontvangt u tijdens de audit formulieren met hierop de geconstateerde tekortkomingen.
Tekortkomingen oplossen
In het afwijkingenformulier beschrijft u de oorzaak, omvang en oplossingsrichting van de tekortkoming(en). Volgens de norm dient u de tekortkomingen uiterlijk drie maanden na de audit aantoonbaar gecorrigeerd te hebben, anders dient er een 2e (S)BO uitgeschreven te worden.
Beoordeling
SBO: De auditor beoordeelt de door u aangeleverde bewijsvoering. Bij een positieve beoordeling worden de tekortkoming opgeheven.
BO: De auditor komt de implementatie van de corrigerende maatregelen ter plaatse verifiëren en heft bij een positieve beoordeling de tekortkoming op.
Rapport
De auditor stelt het Non-Conformatie formulier als rapport op en legt deze ter beoordeling neer bij één van onze reviewers. Zodra het rapport door zowel de auditor als de reviewer als positief is beoordeeld, ontvangt u van ons per e-mail het rapport en daarmee de definitieve beslissing.
Verstrekking van het certificaat
Na goedkeuring van het rapport stellen wij bij een (her)certificering uw certificaat op. U ontvangt een scan van het certificaat per e-mail. Het certificaat, dat drie jaar geldig is, sturen wij digitaal en per post naar u toe. Bij een 1e of 2e controle audit ontvangt u geen nieuw certificaat, maar mag u met uw certificaat trots naar buiten blijven treden als gecertificeerd bedrijf.

VRAGEN? WE BEANTWOORDEN ZE GRAAG!